Tietosuojaseloste Vesaisten jäsenrekisteri
1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Vesaisten Keskusliitto ry.
Osoite: Apollonkatu 11a 00100 Helsinki
Muut yhteystiedot (esim. puhelin työaikana, sähköpostiosoite):
S-posti: tiedotus@vesaiset.fi
Puh.: +358 40 5338160
2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Katja Koivukoski
Osoite: Apollonkatu 11a 00100 Helsinki
Muut yhteystiedot (esim. puhelin työaikana, sähköpostiosoite):
S-posti: katja.koivukoski@vesaiset.fi
Puh.: +358 40 5338160
3) Rekisterin nimi
Vesaisten jäsenrekisteri
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri on perustettu Yhdistyslaissa mainitun jäsenluettelon ylläpitämiseksi (Yhdistyslaki 26.5.1989/503, 11 §). Vesaisten jäsenrekisteri toimii Vesaisten Keskusliitto ryn: ja sen piiri- sekä osastojärjestöjen sisäistä tiedottamista, jäsenmaksujen perintää ja tilastollisia tarkoituksia varten.
5) Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
•Nimi, syntymäaika, sukupuoli, huoltaja
•Yhteystiedot
6) Säännönmukaiset tietolähteet
– Jäsenen liittyessä kerättävät tiedot
– Osoitteenmuutoksen yhteydessä saatavat tiedot
– Vesaisten jäsenrekisterin osastokäyttäjien ja toiminnanjohtajien ilmoittamat tai tekemät
tietomuutokset
7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
– Tietoja luovutetaan listoina ja teknisinä tallenteina vesaisten piirijärjestöille sekä paikallisille osasto järjestöille omien jäsentensä osalta.
– Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.
8) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
9) Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Vesaisten jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään lähes täysin digitaalisesti. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa fyysisiä kopioita, kuten paperisia osallistujalistoja, tällaisia kopioita käsitellään erittäin huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. Kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen.
Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti ja tietojärjestelmä on teknisesti suojattu.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Sovelluksen käyttäjillä on eri tasoisia käyttöoikeuksia käyttötarkoituksen mukaan. Kaikki sovelluksen käyttäjät kirjautuvat rekisteriin henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jokaisella käyttäjällä on erikseen määrätty oikeus kuhunkin yksittäiseen jäsenrekisteriin. Tietojärjestelmän käyttäminen edellyttää sekä käyttäjätunnusta että salasanaa. Yhteys sovellukseen on suojattu SSL-protokollalla. Sovelluksen käyttämä tietokanta- ja web-palvelin sijaitsevat suojatussa palvelinhotellissa.
10) Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä tietoja häntä koskien rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Vesaisten Keskusliiton jäsenrekisteriä hoitavalle henkilölle. Sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti. Se tulee tehdä rekisteriä hoitavan henkilön kanssa ja henkilöllisyys tulee varmentaa.
Vesaisten Keskusliitto ry toimittaa tiedot viimeistään kuukauden päästä tarkastuspyynnön saapumisesta.
11) Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys Vesaisten Keskusliittoon tai hänen piiri- tai osastojärjestöön.
12) Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä Vesaisten Keskusliittoon.
13) Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisen ajan.